4 ключевых шага к эффективной оркестрации бизнес-процессов

Процессы – это фундамент любой организации. Именно они определяют, как работает бизнес: от разработки продуктов и обслуживания клиентов до закупок, кадровых процедур и множества других операций. Даже работа, которая формально не описана в регламентах, чаще всего все равно является частью какого-либо процесса.

Если вам когда-либо приходилось описывать или моделировать бизнес-процесс, вы наверняка сталкивались с тем, что сделать это линейно и однозначно практически невозможно. Причина в том, что процессы не являются статичными. Работа внутри них постоянно меняется. Шаги процесса могут существенно отличаться в зависимости от типа задачи, проходящих данных, подразделения, сотрудника или используемой технологии. Именно поэтому организациям необходима оркестрация бизнес-процессов.

Оркестрация процессов выводит автоматизацию на новый уровень и позволяет оптимизировать даже самые сложные сценарии работы – от внутренних согласований до критически важных корпоративных операций. Платформы оркестрации процессов повышают операционную эффективность за счет объединения работы между разрозненными системами, автоматизации повторяющихся действий и постоянного анализа процессов для их дальнейшего улучшения.

Оркестрация бизнес-процессов – это подход к управлению, который объединяет рабочие процессы, корпоративные системы и сотрудников в единую сквозную автоматизированную среду. По сути, оркестрация – это автоматизация процессов, дополненная мониторингом в реальном времени, который позволяет контролировать работу всех элементов процесса.

Чтобы понимать, где и когда необходимо внедрять автоматизацию, а также какие инструменты для этого подходят, организация должна видеть процесс целиком.

Современная оркестрация – это уже не просто соединение статических автоматизированных операций. Сегодня речь идет также об использовании интеллектуальных агентов, способных принимать решения и выполнять действия внутри процессов. Такой подход называют агентной оркестрацией процессов. Именно поэтому современные платформы автоматизации процессов все чаще используют искусственный интеллект. Они позволяют:

• моделировать процессы
• проектировать рабочие сценарии
• интегрировать данные и автоматизацию
• измерять показатели эффективности
• выявлять узкие места и возможности для улучшения
• определять области применения интеллектуальных агентов

Например, страховая компания может использовать оркестрацию процессов для управления процедурой андеррайтинга.

Такой процесс включает большое количество данных, технологий и участников. Он охватывает получение заявки, назначение ответственного специалиста, анализ рисков и подготовку коммерческого предложения клиенту.
Оркестрация позволяет объединить все этапы в единую управляемую систему.

Современные платформы автоматизации обеспечивают полный обзор процесса обработки заявок и позволяют ускорить весь цикл работы.

Дополнительно снижается объем ручного ввода данных за счет использования:

• роботизированной автоматизации процессов
• интеллектуальной обработки документов
• искусственного интеллекта
• генеративных моделей

Масштабирование эффективности через оркестрацию процессов напрямую влияет на финансовые показатели организации. Но преимущества этим не ограничиваются.

Оркестрация дает сотрудникам инструменты для более быстрой и удобной работы, повышает удовлетворенность персонала и улучшает клиентский опыт.

Руководители, сотрудники и клиенты хотят одного и того же: чтобы работа выполнялась быстро, качественно и без лишних задержек. Технологии оркестрации процессов помогают этого добиться.

Цифровые помощники и автоматизация позволяют сотрудникам ускорять выполнение задач, снижать количество ручных операций и уменьшать вероятность ошибок. Инструменты совместной работы и интеллектуальные сервисы упрощают коммуникацию и делают процессы более прозрачными.

Для клиентов это означает:

• более быстрое обслуживание
• сокращение времени ожидания
• повышение качества взаимодействия с компанией

Сегодня многие ИТ-подразделения стремятся сократить количество систем, необходимых для работы бизнеса, а также модернизировать устаревшую инфраструктуру.

Из-за большого количества корпоративных сервисов и облачных решений процессы почти всегда распределены между несколькими системами и источниками данных.

Единая платформа оркестрации позволяет:

• связать различные системы между собой
• определить роль каждого приложения
• выявить дублирующиеся функции
• провести консолидацию ИТ-ландшафта

Кроме того, современные платформы автоматизации становятся инструментом цифровой трансформации, позволяя продлевать срок жизни ключевых систем без необходимости их полной замены.

Автоматизация является важной частью оркестрации, но для достижения результата ее необходимо применять в нужное время, в правильных процессах и с использованием подходящих инструментов.

Для успешной цифровой трансформации организации необходимо иметь полное представление о текущем состоянии процессов и возможность постоянно их контролировать.

Автоматизировать и улучшать процессы можно только тогда, когда организация понимает, как они работают на самом деле. Попытка исправить процесс без понимания причин проблем приводит к потере времени и ресурсов. Чтобы получить объективную картину, организации используют технологии процессной аналитики.

На основе журналов событий такие инструменты позволяют:

• визуализировать жизненный цикл процесса
• моделировать фактические сценарии выполнения
• выявлять узкие места и задержки
• анализировать причины неэффективности
• отслеживать показатели в реальном времени

Мониторинг через панели управления и ключевые показатели помогает контролировать изменения производительности и своевременно реагировать на отклонения.

Любой процесс зависит от данных.

Однако данные часто распределены между разными подразделениями и системами, что замедляет выполнение операций. Без единого, безопасного и доступного пространства данных полноценная оркестрация невозможна.
Современные архитектурные подходы позволяют объединять данные из различных систем в единую логическую модель без сложной интеграции и постоянных затрат на сопровождение.

Такой подход обеспечивает:

• безопасный доступ к данным
• целостное представление о процессах и организации
• единое пространство для автоматизации
• контролируемый доступ интеллектуальных агентов к информации

Организации все чаще комбинируют разные технологии автоматизации для оптимизации сложных процессов.
Отдельные точечные решения редко дают значимый эффект. Максимальная ценность достигается при объединении различных механизмов автоматизации в единую систему.

Современная рабочая среда включает:

• сотрудников
• информационные системы
• интеллектуальных агентов

Причем интеллектуальные агенты уже способны самостоятельно выполнять сложные сценарии работы.

Современные платформы автоматизации предоставляют полный набор инструментов для управления процессами:

• оркестрацию рабочих процессов
• интеллектуальных агентов
• обработку документов
• роботизированную автоматизацию
• бизнес-правила
• механизмы искусственного интеллекта

Такие подходы позволяют внедрять искусственный интеллект непосредственно в корпоративные процессы, сокращая объем рутинной работы сотрудников и ускоряя обслуживание клиентов.

Повышение эффективности процессов приносит бизнесу прямую экономическую выгоду. Но главная цель автоматизации – создание удобного и качественного опыта для всех участников.

Большинство процессов требует взаимодействия сотрудников, партнеров и клиентов. Поэтому важно не исключать людей из процессов, а вовлекать их в управление и улучшение работы.

Современные платформы автоматизации помогают объединить:

• людей
• процессы
• информационные системы
• данные
• интеллектуальных агентов

в единую управляемую среду взаимодействия.

Оркестрация бизнес-процессов становится основой современной цифровой организации.

Она позволяет объединять разрозненные системы, автоматизировать сложные процессы, внедрять интеллектуальных агентов и обеспечивать прозрачность операций на всех уровнях.

Компании, которые выстраивают сквозную оркестрацию процессов, получают:

• более высокую операционную эффективность
• снижение издержек
• ускорение выполнения задач
• улучшение клиентского опыта
• гибкость для дальнейшей цифровой трансформации

Будущее автоматизации – это не отдельные инструменты, а единая управляемая среда, в которой процессы, данные, сотрудники и интеллектуальные системы работают согласованно как единый механизм.